关于规范我市义务教育阶段学籍电子化管理工作的意见

宁教初[2008]6号

各区县教育局、市直属学校（单位）：

为规范我市义务教育阶段学籍电子化管理工作，根据《关于实行义务教育阶段学校学籍电子化管理的意见》（苏教基〔2004〕29号）、《关于印发《江苏省义务教育阶段学籍管理规定》的通知》（苏教基〔2004〕33号）、《省教育厅办公室关于江苏省义务教育阶段学籍电子管理补充规定的通知》（苏教办基〔2006〕 4号）、《省教育厅关于统一实施义务教育阶段学籍电子化管理工作的通知》（苏教基〔2007〕30号）文件精神，结合我市实际，提出以下意见：

一、明确职责，完善制度

1、学籍电子化规范管理对象为全市义务教育阶段所有学校包括小学、初中（含完中的初中部）、九年一贯制学校、特教学校等。经教育行政部门审批的义务教育阶段民办学校、民工子女学校等非公办学校的学生学籍也均应纳入当地教育行政部门的统一管理。未经批准的民工子女学校，学生学籍尽量纳入当地教育行政部门统一管理范围。

2、市教育局负责制订与义务教育阶段学籍电子化管理相关的制度，检查、指导各区县和学校的学籍电子化管理工作，审核区县和市直属学校上报的学籍数据。

区县教育局负责制定适应本区县实际情况的管理规程和工作流程，检查、指导各校的学籍电子化管理工作，审批学生的入学、转学、借读、休学、复学等事项，审核学校上报的数据，按时、准确上报区县学籍汇总数据。

学校负责本校学生日常的学籍电子化管理，制定相应的岗位责任制度，建立学生电子档案，规范办理学生的入学、转学、借读、休学、复学等手续，按时、准确上报学校学籍数据。

3、完善并落实学籍管理岗位责任制，做到专人、专机、专职。区县教育局应安排专人负责学籍电子化管理，中、小教分开管理的区县应明确牵头部门并落实责任人。各校在分管校长领导下由教务部门负责学生学籍数据的录入、校对与管理工作，教务部门应指定专职学籍管理人员具体操作。学籍管理人员应保持相对固定。

各区县要对所辖学校的学籍管理人员情况进行汇总，并于4月1日前将汇总表上报到市教育局（见附件一）。

4、建立定期审核制度。市、区教育局和学校建立学籍审核制度，定期对学籍工作进行检查，可与巩固九年义务教育工作同时进行。审核工作严格按照学籍管理规定进行，及时纠正和处理学籍电子化管理中积存的问题，确保学籍管理工作规范、学籍变动手续完备、学生基本信息和学籍变动信息准确。

5、建立健全培训制度。要做好新进学籍管理人员上岗前的业务培训工作，使其能够准确掌握学籍管理政策和熟练使用学籍管理软件，其余人员也应定期组织复训考核。

市教育局负责培训区县教育局、市直属学校的学籍管理人员和软件维护人员。区县教育局负责培训所辖学校学籍管理人员。各区县负责本区学籍软件维护工作。

6、严格执行保密制度。区县教育局和学校都要建立学籍管理数据保密制度并严格执行，加强技术安全工作，确保学生基本信息不公开、不扩散，保证学籍管理在相对封闭的系统内正常运行。

二、统一标准，规范管理

1、关于学校代码。区县教育局要按全省统一规定为辖区内各校编订11位数的学校代码，并将学校代码表于4月1日前报市教育局备案，学校代码一经确定，不得变更。市直属学校代码由市局直接确定。学校代码的编号办法及备案表见附件二。

2、关于学生学籍号。从今年起，我市义务教育阶段学校的在校学生必须要按全省统一规定编订19位数的学籍号。作为学生在该校就读的身份标识，学生证、毕业证书和有关学籍证明上必须要有19位数的学籍号，日常可简化使用8位数的学号（即学籍号的最后8位数）。学生学籍号的编号办法见附件三。

从2008年秋季新学期起，新发放的但未标明19位学籍号的学生证、毕业证书及有关学籍证明等一律无效。

3、关于学籍电子档案。全市所有义务教育阶段学校，应为每一位在籍学生建立电子档案。城市以学校为单位进行学籍电子档案管理；农村以乡镇为单位进行管理，具体工作由各中心校负责。学生学籍电子档案的具体内容、技术标准以省教育厅及其授权单位所公布的为准。

学籍电子档案包含了学生就读的重要信息。为规范学籍管理，凡没有建立电子档案的学生，学校不得为其发放毕业证书、出具有关学籍的任何证明。学校在申报学生入学、转学、借读、休学、复学等手续时，必须提供学生学籍变动情况的电子信息，区县教育局须经过电子档案验证，方可对有关学籍证明、毕业证书等进行验印或认证。

三、建立学籍电子档案库

1、各区县根据各校上报的数据构建本区内学籍电子档案库，作为本区基准的学籍数据管理及发布平台。市教育局根据各直属学校及各区县汇总上报的数据构建市级学籍电子档案数据库，作为全市基准的学籍数据管理及发布平台。各级学籍电子档案库中学籍变动信息应动态更新、并保持一致。

2、区县教育局在审批学籍变动、对有关学籍证明文件、毕业证书等进行审批认证时，须与学籍电子档案库中的数据进行比对，两者相一致时方可办理。

3、各级学籍电子档案库数据作为义务教育阶段学校学生学籍的基准数据，要逐步与初中招生、中考报名资格审查数据并轨。

4、各级教研部门在进行考试质量分析时应以学籍电子档案库提供的学生信息为依据，进行质量分析，从而确保质量分析的准确可信。

5、建立定期上报制度。今后全市每年一次集中上报学籍管理数据。以每年9月15日为时间基准点，所有义务教育阶段学校统计自上年9月16日至本年9月15日时间段内的学校信息、学生基本（含其他）信息、学籍变动信息，并于9月30日前将数据上报到区县教育局，各区县汇总后于10月20日前上报到市教育局。

2007－2008学年度义务教育阶段学籍管理数据上报办法见附件四。

6、其它时间段个别学生所发生的学籍变动，学校应及时将变动的电子数据上报区县教育局审批，区县教育局应及时上报市教育局。各校、各区县教育局要确保上报的学籍数据真实、有效。

四、提高认识，强化督查，严肃纪律

1、学籍管理是学校管理中的重要组成部分。学籍电子化管理可有效规范学籍管理行为，提高学籍管理水平和效率。各区县教育局和义务教育阶段学校，要高度重视学籍电子化管理工作，加强对此项工作的领导，在硬件配备、人员安排和经费投入等方面给予支持。针对学籍管理工作中出现的新情况、新问题，要总结经验，不断提升学籍管理水平。

2、学籍管理工作任务重，政策原则性强。各区县教育局要通过规范学籍审批手续和相关资料的管理工作，有效监控、防止学生辍学。要通过小学学籍和初中学籍电子化比对手续，保证每一个小学毕业生升入初中学校，有效控制流生率。

3、建立电子学籍档案，实施学籍电子化管理，这对加强学籍管理起到了重要的作用。各区县教育局要充分认识其重要性，做好相关工作，强化督查行为。对于严重违反学籍管理有关规定的，要严肃纪律，查清事实，分清责任，依据《江苏省义务教育阶段学校学籍管理规定》，对相关责任人予以教育帮助，直至给予行政处分。

附件:一、学籍管理人员登记表

二、学校代码的编号办法及备案表

三、学生学籍号的编号办法

四、2007－2008学年度义务教育阶段学籍管理数据上报办法　　　　

南京市教育局

二○○八年三月十九日